Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 24.5.2018. Viimeinen muutos 06.03.2025

Sisällysluettelo

1. Rekisterin pitäjä

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry (myöhemmin “Kilta”)

PL 15500 00076 Aalto

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Hallituksen rahastonhoitaja rahastonhoitaja@as.fi

3. Rekisterin nimi

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on lakisääteinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito sekä yhdistyksen jäsenten yhteystietojen ylläpito.

5. Rekisterien sisältämät tiedot henkilöistä

• Täydellinen nimi
• Kotipaikka
• Sähköpostiosoite
• Jäsentyyppi (varsinainen jäsen / vanha jäsen / ulkoinen jäsen)
• AYY:n jäsenyys (kyllä / ei)
• Myöntymys tai myöntymyksen puute jäsentietojen jakamiseksi Killan alumnitoimintaa varten tämän valmistuttua
• Syy Kiltaan liittymiseen
• Jäsenyyden tila (voimassa / astumassa voimaan / passiivinen / päättynyt)

Tietoja säilytetään 365 päivää jäsenyyden vanhenemisesta, jonka jälkeen ne poistetaan rekisteristä automaattisesti.

6. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin lisättävät tiedot saadaan jäseneltä itseltään hänen liittyessään ja maksettuaan jäsenmaksun.

7. Tietojen luovutus

Tietoja voidaan käyttää Killan toiminnassa Killan hallituksen määräämällä tavalla.

Yhdistyslain 11 § 2 momentin mukaisesti kaikilla Killan jäsenillä on oikeus tutustua tietoihin kaikkien jäsenten nimestä, kotipaikasta ja jäsentyypistä.

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille eikä luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Ainoat poikkeukset tietojen siirtoon EU:n ulkopuolelle ovat tietojen käsittelijänä toimivat Google Workspace -palvelu sekä Treanglo Oy (Kide.app). Tietoja voidaan käsitellä Googlen ja Treanglo Oy:n toimesta kolmansissa maissa EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa huolehditaan asianmukaisesta tietosuojan tasosta esimerkiksi komission vakiolausekkeilla ja muilla vastaavilla järjestelyillä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä ja sen varmuuskopioita säilyttää Killan rahastonhoitaja sähköisessä muodossa suojattuna. Jäsenrekisterin tietoihin on pääsy vain Killan hallituksella.

9. Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle palveluntarjoajan sitoutuessa tietosuoja-asetuksen artikloihin 44-50.

10. Tietojen tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnön voi tehdä kirjallisena Killalle. Pyyntö tulee allekirjoittaa henkilökohtaisesti. Pyynnön voi tehdä myös käymällä henkilökohtaisesti Killan kiltahuoneella esittämällä tarkistuspyyntönsä hallituksen edustajalle. Oikeuttaan käyttävän on tällöin kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterissä olevalle henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain Killan jäsenten tietoja. Jäsenyyden päättyessä tiedot poistetaan 365 päivän kuluttua. Erikoistapauksissa tietoja voidaan säilyttää pidempään. Erikoistapauksista ja niiden syistä ilmoitetaan asianomaisille erikseen.