Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 24.5.2018

1. Rekisterin pitäjä

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry (myöhemmin “Kilta”)

PL 15500
00076 Aalto

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Hallituksen sihteeri
sihteeri@as.fi

3. Rekisterin nimi

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenrekisterin ylläpito on yhdistyksen lakisääteinen velvoite.

5. Rekisterien sisältämät tiedot henkilöistä

Täydellinen nimi
Kotipaikka
Sähköpostiosoite
Jäsenmaksutiedot
Hyväksymisvuosi Aalto-yliopistoon tai Teknilliseen Korkeakouluun

Tietoja säilytetään vain jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättyessä tiedot poistetaan rekisteristä.

6. Rekisterin tietolähteet

Tietolähteenä on Aalto-yliopiston Ylioppilaskunnan toimittamat tiedot yhdistyksen jäsenmaksun maksaneista henkilöistä, jäsenhakemuksissa kerätyt tiedot, Aalto-yliopiston toimittamat tiedot valmistuneista sekä jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot.

7. Tietojen luovutus

Tietoja voidaan käyttää killan toiminnassa Killan hallituksen määräämällä tavalla.
Yhdistyslain 11 § 2 mom:n mukaisesti kaikilla Killan jäsenillä on oikeus tutustua tietoihin kaikkien jäsenten nimestä, kotipaikasta ja jäsenyystyypistä.
Tietoja ei luovuteta Killan ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä ja sen varmuuskopioita säilyttää yhdistyksen sihteeri sähköisessä muodossa suojattuna. Jäsenrekisterin tietoihin on pääsy vain Killan hallituksella.

9. Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU tai ETA-alueen ulkopuolelle palveluntarjoajan sitoutuessa tietosuoja-asetuksen artikloihin 44-50.

10. Tietojen tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on Killan jäsenrekisterissä ja vaatia korjauksia virheellisiin tietoihin.
Pyynnön voi tehdä kirjallisena Killalle. Pyyntö tulee allekirjoittaa henkilökohtaisesti. Pyynnön voi tehdä myös käymällä henkilökohtaisesti Killan kiltahuoneella ja esittämällä tarkistus pyyntönsä hallituksen edustajalle. Oikeuttaan käyttävän on tällöin kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain Killan jäsenten tietoja. Jäsenyyden päättyessä tiedot poistetaan päättymis prosessin valmistuttua. Erikoistapauksissa tietoja voidaan säilyttää pidempään. Erikoistapauksista ja niiden syistä ilmoitetaan asianomaisille erikseen.